Einführung von Energiemanagement-Software als komplexes IT-Projekt
Das Schweizer Bundesamt für Bauten und Logistik BBL (im Folgenden kurz: BBL) hat in einem umfangreichen Großprojekt nach HERMES sein Energiemanagement grundlegend neu aufgesetzt bzw. ist daran, es aktuell weiter auszubauen.
Erfahren Sie im Folgenden, welche Herausforderungen bei der Einführung einer Energiemanagement-Software als anspruchsvolles IT-Großprojekt anfallen und welche Faktoren als Beschleuniger für die Projektumsetzung wirken.
Hohe regulatorische Anforderungen
Das Bundesamt für Bauten und Logistik BBL ist verantwortlich für die Unterbringung der zivilen Einheiten der Bundesverwaltung in der Schweiz und weltweit. Das Projekt umfasste mit rund 750 Objekten im Inland ein großes und heterogenes Portfolio. Dazu zählen u.a. Verwaltungs- und Forschungsgebäude sowie technische Anlagen. Objekte und Areale im Ausland, beispielsweise Botschaften und Konsulate, sollen zudem in Zukunft möglichst auch noch in das Energiemanagement integriert werden.
Dem BBL kommt eine Vorbildfunktion bei der Erfüllung der geltenden gesetzlichen Vorgaben im Bereich Energie und Klima zu. Hierzu zählen im Zusammenhang mit dem Energiemanagement:
- das Bundesgesetz über die Ziele im Klimaschutz, die Innovation und die Stärkung der Energiesicherheit KIG,
- das Energiegesetz EnG sowie
- umfangreiche Datenbereitstellungs- und Nachweispflichten gemäss Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes VILB
Ausgangslage
Die Datenerfassung erfolgte bisher heterogen über Microsoft Excel, PDF-Formulare und eine SAP-Anpassung, was zu zahlreichen Medienbrüchen, eingeschränkter Datenqualität und hohem manuellem Aufwand führte. Der Anreiz für eine professionellere Lösung war demnach hoch.
WTO-Ausschreibung
Die WTO-Ausschreibung wurde auf Basis einer Initialisierungsstudie konzipiert und unter Einbindung eines externen Ausschreibungsspezialisten durchgeführt. Gesucht wurde eine IT-Lösung für Energiedatenmanagement, die folgende Anforderungen abdeckt:
Priorität 1
- Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben: Oberste Priorität hatte die Ablösung des bestehenden Systems, um den gesetzlich vorgegebenen Leistungsauftrag gemäss Verordnung über das Immobilienamagement und die Logistik des Bundes VILB zu erfüllen. Zusätzlich sollte das System die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben im Bereich Klimaschutz und Energie unterstützen und das Energiemanagement digital, effizient und zukunftssicher aufstellen.
- Objektscharfe Energiedatenerhebung
- Prognosemöglichkeiten
Priorität 2
- Effiziente Auswertung der Rohdaten in einem zentralen System
- Automatisierte Datenerhebung
- Nutzung bestehender Datenquellen
- Anpassungsmöglichkeit für bestehende Prozesse und Zuständigkeiten (BBL-Intern)
Zudem wurde ein umfassender Systemanforderungskatalog definiert und für die Bewertung herangezogen. Ein wichtiger Bestandteil davon waren Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes. Er enthielt bspw. folgende Vorgaben:
- Anbindung an das zentrale Zugriffs- und Berechtigungssystem des Bundes eIAM
- Private-Cloud-SaaS-Lösung mit Serverstandort Schweiz
- Schutz vor Denial-of-Service-Angriffen
- Wiederherstellbarkeit des Systems inklusive aller Daten und Konfigurationen
- Sicherstellung der Kompatibilität mit aktuellen Drittanbieter-Libraries
- Analyse und Auswertung relevanter Kennzahlen
- Konfigurierbare Schnittstellen zu unterschiedlichen Datenquellen
Neu aus IngSoft-Sicht waren die Zuschlagskriterien über die Nachhaltigkeit des Softwareanbieters selbst, die in der Evaluation der WTO-Ausschreibung bewertet wurden. Konkret gefordert wurde: „Der Betrieb der Software auf den dazu verwendeten Servern oder Cloud-Lösung ist im Sinne von Netto-Null klimaneutral und der Anbieter reduziert die Treibhausgasemissionen der eigenen Geschäftstätigkeiten durch den Betrieb der Büroräumlichkeiten und der Geschäftsreisetätigkeit durch geeignete Maßnahmen (Scope 1 -3).”
Evaluation WTO
Mit der WTO-Ausschreibung für eine geeignete Software-Lösung, die unter anderem die vorausgehend genannten Anforderungen im Sinne des BBL bestmöglich erfüllt, hat IngSoft InterWatt die durchgeführte Evaluation für sich entschieden.
Die Software bietet eine skalierbare IT-Lösung zur Erfassung, Analyse, Plausibilisierung und Überwachung von Energiedaten, die den hohen Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben eines komplexen Großprojektes gerecht wird.
Erfolgreiche Umsetzung trotz organisatorischer Komplexität
In den Realisierungs- und Einführungsphasen ging es dann konkret an die Implementierung der Software. Technisch stellte das keine außergewöhnliche Herausforderung dar. Besondere Anforderungen ergaben sich aus der trilingualen Umsetzung sowie dem festgelegten Datenstandort Schweiz, die für IngSoft ohne größere Herausforderungen realisierbar waren.
Die größte Komplexität lag v. a. auf organisatorischer Ebene: Zahlreiche Stakeholder – von Data Governance über IT-Architektur bis hin zu Datennutzenden, Datenlieferanten und Objektverantwortlichen – waren in die Projektumsetzung eingebunden. Zusätzlich galt es, die hohen formalen Anforderungen an die IT-Sicherheit zu erfüllen sowie externe Penetrationstests zu bestehen. Als ISO 27001-zertifizierter Software-Anbieter ist IngSoft darauf gut vorbereitet.
Erfolgsfaktoren des Projekts
Die Einführung einer Energiemanagement-Software in diesem Komplexitätsgrad ist keine einfache Aufgabe. Dass die Implementierung trotzdem so schnell und reibungslos verlaufen ist, ist – neben dem professionellen Vorgehen aller Beteiligten – insbesondere auf folgende Faktoren zurückzuführen:
- Software-as-Service-Ansatz:
Der SaaS-Ansatz von IngSoft InterWatt erleichterte die Einführung aus mehreren Gründen:- Weniger interne organisatorische Schnittstellen
- Einfachere IT-Strukturen
- Klare Verantwortung
- Einfacherer Support
- Schnellere Reaktionsmöglichkeiten bei Problemen bzw. neuen Herausforderungen
- Klar definierte Umsetzungskonzepte:
Im Vorfeld detailliert ausgearbeitete Konzepte (Integrations-, Migrations-, Schulungs- und Betriebskonzepte) dienten zur Sicherstellung eines reibungslosen Implementierungsprozesses und gewährleisteten zugleich der Nachvollziehbarkeit. - Externer Projektleiter:
Ein zusätzlicher externer Co-Projektleiter IT, finanziert durch das BBL, sorgte für klare Fokussierung aller Beteiligten, Termintreue sowie für effiziente Projektsteuerung in IT-Anliegen. - Gesetzlicher Auftrag:
Der gesetzliche Auftrag war ein starker Motivator für alle Beteiligten. Er diente zudem als wichtiges Argument, um einem stockenden Prozessfortschritt vorzubeugen.
Ausblick: Weiterentwicklung des Energiemanagements
Nach der erfolgreichen Implementierung und Inbetriebnahme von IngSoft InterWatt plant BBL das eigene Energiemanagement in Zukunft noch weiter auszubauen. Folgendes ist hier konkret in Planung und Umsetzung:
- die automatische Datenerfassung mit 15-Minuten-Periodizität,
- der Einsatz von Mustererkennung zur Sicherstellung des energetischen optimalen Betriebs,
- Kennzahlenbildung für Nachhaltigkeitsberichterstattung sowie
- effizientere Visualisierung der Detailauswertungen für die energetische Betriebsoptimierung auf Stufe Gebäude und Anlagen.
Software-seitig bietet IngSoft InterWatt bereits die notwendigen Voraussetzungen, um diese Branchenstandards zu realisieren.
Fazit
Das Projekt zeigt eindrucksvoll, dass IngSoft InterWatt nicht nur für kleine und mittlere, sondern auch für komplexe Organisationen eine leistungsfähige, sichere und zukunftsfähige Lösung darstellt, die den notwendigen IT-Sicherheits- und Datenschutzanforderungen entspricht.
Mit einem erfahrenen Software-Anbieter wie IngSoft an Ihrer Seite, der die Anforderungen und Hürden im IT-Projektmanagement kennt, gelingt Ihnen die Einführung einer Energiemanagement-Software selbst in anspruchsvollen Systemlandschaften.
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